中小規模の旅館・宿泊施設に最適！ - 旅館ホテルフロントシステム（PMS）

「DX化」という言葉をよく耳にするかと思いますが、DXの意味をご存じですか？

とは、「Digital Transformation（デジタル・トランスフォーメーション）」の略称です。システムを導入してただ利用するのではなく、活用して無駄な業務やコストを削減し、ホテルや旅館などのビジネスはもちろん、人の暮らしもよくしていこうというものです。

日本では少子高齢化が進んでおり、ホテルや旅館などの宿泊業界だけではなく、すべての業界で人手不足が深刻化しています。効率よく生産性を向上させるために、国を挙げてDX化を推進しているのです。

また、DX化の以前には「IT化」が推進されていましたが、DX化とIT化の意味は同じではありません。ITは「手段」であり、DXは「目的」という意味を持っています。効率化を図るためにシステムなどを導入してIT化し、IT化によって様々な業務の課題を解決することによって、職場環境を改善したり、顧客満足度を向上させたりする、最終的なゴールがDX化なのです。

DX化には、どのようなメリットがあるのでしょうか？ホテルや旅館でDX化に取り組む前に、DX化により得られるメリットを、以下で見ていきましょう。

業務の生産性が向上する

DX化の最も大きなメリットの一つが、業務の生産性が向上することです。顧客情報や対応状況などを一元管理することで、共有や分析をしやすくなり、フロントや予約業務はもちろん、営業活動もスムーズに行うことができます。

ほかにも、清掃ロボットを導入して清掃業務をデジタル化したり、3Dセンサーを導入して朝食会場や大浴場の混雑状況をお客様にお知らせしたりするなど、ホテルや旅館などの宿泊業界でも、様々な業務でDX化を実現させています。

コストが削減できる

DX化によってフロント業務などの様々な業務の効率化を図り、業務内容や経費の見直しを行うことによって、コストの削減へとつなげることができます。

従業員の満足度が向上する

フロントの予約管理システムや経費精算システムなど、従業員の働き方に大きな影響を与えるツールを導入し、様々な業務の効率化に取り組むこともDX化です。

また、DX化によって効率の悪い業務をなくし、職場環境を改善することによって、従業員の満足度が向上します。DX化によって働き方改革が進むと、離職率も低下するため、人手不足の解消へとつなげることができます。

新たなサービスやビジネスが展開できる

事業や業務をデジタル化することによって、市場の変化への柔軟な対応が可能になったり、削減できた人材や経費を活用できるようになったりするので、新たなサービスやビジネスの展開が可能になります。

レガシーシステムから脱却できる

ホテルや旅館の開業時に導入したシステムは、社会の変化に対応していなかったり、物理的に老朽化していたりと、レガシーシステム化していることがほとんどです。レガシーシステムは、維持費や管理費などのコストもかかります。DX化することで、コストの削減や時代の流れにあったシステムを構築することができます。

利益率のアップ

DX化によって業務の効率化を図ることで良質なサービスを提供できるようになり、収益が上がると同時に利益率のアップが期待できます。

災害時などにデータが保管できる

近頃の日本では、地震や台風などの災害だけではなく、災害級の大雨や暑さが問題となっています。DX化によってクラウド上などにデータを保管することで、物理的なデータの紛失を防ぐことができます。

OTAに依存し過ぎている

中小規模のホテルや旅館は、OTAに依存し過ぎていることが問題となっています。OTAとは「Online Travel Agent（オンライン・トラベル・エージェント）」の頭文字を取ったもので、インターネット上で取引を行う旅行手配会社のことです。

OTAには楽天トラベルや一休、じゃらんやエクスペディアなどがあり、多くの中小規模のホテルや旅館が利用しています。

中小規模のホテルや旅館にとって、登録が簡単なうえに認知度のアップが期待できるなど、OTAには様々なメリットがあるため、OTAの依存度が高くなっています。

OTAに依存し過ぎた場合の問題点

・手数料や広告費などのコストがかかる

OTAの利用には、手数料がかかります。最近では手数料の高騰も問題となっていますが、利用する間はずっと手数料を支払う必要があります。そのほか、手数料や広告費の値上げが要求された場合でも、利用するためには応じなればなりません。

・価格競争の激化

比較検討サイトであるOTAを利用する場合、価格競争に巻き込まることは避けられません。多くのホテルや旅館がレビューを増やしたい一心で、予約の獲得に躍起になっており、様々なキャンペーンを実施し、価格を安く設定しています。そのため、お客様は安い価格でないと予約をしないため、すべてのホテルや旅館が、価格を安く設定せざるをえなくなっているのです。

・イメージと実際のギャップ

OTAでは定型の様式で掲載されるので、ホテルや旅館の特徴や魅力のほか、細かなこだわりなどを伝えることができません。そのため、お客様が持つイメージと、実際の雰囲気にギャップが生じることがあります。

・サーバーダウン時に予約が受けられない

OTAのサーバーが何らかのトラブルでダウンしてしまうと、予約が受けられなくなってしまいます。

OTAへの依存を防ぐには？

OTAへの依存を防ぐには、自社で集客する必要があり、その方法は自社サイトやSNS、パンフレットやダイレクトメールなど様々です。なかでも、多くの中小規模のホテルや旅館が導入しているのが、フロントで行う宿泊予約管理や、営業に役立つ顧客管理はもちろん、会計や経理など様々な機能を備えたPMSです。

「ホテルシステム」や「旅館システム」とも呼ばれるPMSは、OTAとの連携も可能です。予約情報や顧客情報の一元管理を行うことができ、サービスの向上や売上の向上にもつなげることができます。

PMSは「Property Management System（プロパティ・マネジメント・システム）」の頭文字を取ったもので、ホテルや旅館の予約管理ができるシステムです。

多くのホテルや旅館で導入されており、導入する際に重視したいポイントは、以下のとおりです。

効率化したい業務を選び出す

何となくPMSを導入しても、すべての業務を効率化することはできません。

「フロントでのチェックインやチェックアウトの手続きをスムーズにしたい」、「勤怠管理を楽にしたい」、「会計・経理業務を効率化したい」など、効率化を図りたい業務を明確にしましょう。

複数のPMSを比較する

PMSの内容は、システムを提供する会社によって異なります。そのため、旅館やホテルに最適なシステムを導入するには、複数のPMSを比較することをおすすめします。

・予約情報や顧客情報が分析できるPMSを選ぶ

PMSを導入する際には、予約情報や顧客情報が分析できるPMSを選ぶことが大切です。予約情報や顧客情報を分析することで、広告を出す媒体を絞り込んだり、キャンペーンの内容を決めたりできます。

コストを確認する

PMSを導入する際には、初期費用ばかりに注目しがちですが、保守管理のための費用も必要です。

使いやすいかどうかを確認する

PMSは毎日使うものなので、使いやすいかどうかも重要なポイントです。画面が見づらかったり、マニュアルを確認しながら操作したりするなど、使い難いPMSでは効率が悪くなってしまいます。画面のデザインや操作性などを、実際にPMSを使用するフロントの従業員に確認をしてもらい、使いやすいものを選びましょう。

機能やオプションの有無

PMSには様々なオプションが揃っているので、目的にあわせて必要なオプションを選びましょう。最近では、OTAとPMSを連携することが主流となっています。

OTAとPMSを連携して一元管理することで、効率的に空室管理や予約状況を把握でき、顧客獲得率の向上へとつなげることができます。PMSを導入する際には、OTAとの連携の有無も確認しましょう。宿泊管理システムの関連情報として「ホテルのフロントをDX化！PMSを導入し業務効率化を進めよう」のコラムもご覧ください。