新規導入または現在お使いのシステムからの乗り換えをご検討される際、大きなネックとなるのが初期費用です。 アイックプランの中小規模施設向け「フロントシステム500シリーズ」は、導入手数料なし（無料）でご提供しております。
- 既存システムのランニングコストや更新費用を見直したい
- 予算を最小限に抑えつつ、現場が使いやすいシステムへ移行したい
という施設様に強くおすすめいたします。
システム変更によるコストダウンをご検討の施設様へ
最適な移行スケジュール
弊社では、数々のシステムリプレイスを手がけてきた豊富な実績があり、システム移行に関する深い知見を有しています。これまでに培ったノウハウを最大限に活かし、 コストを抑えつつ、現場への負担を最小限に抑えた安心・安全な移行プロセスをご提供します。複雑な移行作業も、安心してお任せください。
弊社のシステム移行における5つの強み
- 豊富な移行実績と専門知識 数々のシステムリプレイスを行ってきた実績があり、システム移行業務に精通しています。
- 失敗しない確かな移行体制 豊富な経験を活かし、トラブルのない確実な移行計画と実施をサポートします。
- 現場への負担を最小限に 業務が滞らないよう配慮し、現場の担当者様への負担をかけないスムーズな運用を実現します。
- コストを抑えた最適なプラン 無駄なコストをかけず、費用対効果の高いシステムリプレイスをご提供します。
- ストレスフリーな移行プロセス 計画から実行まで一貫してスムーズな移行を提供し、移行期のリスクを軽減します。
本番稼働に向けた理想的な導入ロードマップ
旅館・ホテルのシステム入れ替え： 4月の稼働開始を目指したロードマップ
アイックプランがこれまでの豊富なサポート経験から導き出した、無理なく失敗しないための導入スケジュール（半年〜約1年前からの流れ）をご紹介します。
- 4月〜9月ごろ：情報収集・検討期間（約半年間） 次年度の予算編成等に合わせて、施設様でシステムの比較検討を行っていただく時期です。 導入規模によって異なりますが、約半年ほどかけてじっくりとご検討される施設様が多い傾向にあります。
- 10月ごろ：資料請求・お問い合わせ 候補となるシステム会社の絞り込みを行い、パンフレット等の資料をご請求いただきます。
- 11月ごろ：ヒアリング・プレゼンテーション 資料請求から約1ヶ月以内に、プレゼンを行います。 アイックプランでは、単なる機能説明で終わりません。現状の運営状況をヒアリングさせて頂きながら弊社システムのプレゼンを行います。
- 11月～12月：導入決定 弊社システムの導入決定をお願いします。 導入決定後、ヒアリング、現状データの収集・整理を行います。
ヒアリングで徹底的に確認する2つの重要事項
- 施設の特徴と、スタッフ様のリアルな動き（動線） 現在お使いのシステムの利用状況や、現場で使用している手書きの帳票類などを詳しく確認し、日々の業務の流れをお聞かせいただきます。
- 抱えている課題とご希望の確認 現在抱えているお悩みをヒアリングし、システムのご提案だけでなく、「より効率的なホテル・旅館運営のための業務改善アドバイス」も併せて行います。
導入後半のロードマップ：テスト運用から本番稼働へ
- 1月ごろ： テスト運用の開始 春の繁忙期を迎える数ヶ月前に、実際のシステム（デモ環境）に触れていただくテスト運用を開始します。IT操作に不慣れなスタッフ様でも、この期間に少しずつ画面に慣れていただくことで、本番稼働時の混乱を未然に防ぎます。
- 2月～3月ごろ： データ移行・顧客情報の入力開始 本番稼働に向けて、既存の顧客データや今後の予約情報の入力・移行作業を本格的にスタートします。（顧客CSVを利用して一括取込みも可能です）
- 3月末： 本番運用開始（ご契約開始） 現場のスタッフ様が操作に十分慣れた状態で、スムーズに本番稼働（ご契約開始）を迎えます。
導入後半のロードマップ：テスト運用から本番稼働へ
今のシステムが使いにくいから、来月すぐに新しいものに変えたいという焦りは、現場の混乱やデータ移行のミスなど、思わぬ失敗を招く原因となります。 私たちはシステムの提供だけでなく、貴施設の状況や繁忙期のタイミングに合わせた「無理のない移行スケジュール」のプラニングから伴走いたします。
- いつ頃入れ替えるのが最適化か？
- 費用はどれくらい下がるのか？
といったご相談だけでも、ぜひお気軽にお問い合わせください。
フロントシステム導入までの流れ
システム導入にあたり、宿泊施設様個々の運営状況を分析し、現在ご使用中のシステムの問題点を把握したうえで、フロントシステムの業務上の位置づけを確認する作業からシステムを構築してまいります。また、単にシステム導入だけではなく、それにかかわる業務効率の向上、省力化等々、多面的にアドバイスを行って参ります。
◆導入までの期間
・１ヶ月～２ヶ月 （施設規模や運営内容及びスタッフ様の状況により変動します）
◆導入までのスケジュール
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１．ヒアリング・帳票収集 （１～２日間 －施設内－） |
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▼各部署スタッフ様とのヒアリング ・フロント、飲食、客室管理、施設、営業、経理関係等 ・各部署のスタッフの方々と現況運営状況のヒアリングを行います |
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▼各部署及び外部への伝達内容等のヒアリング ・飲食施設・調理場への連絡、情報内容及び表現 ・送迎関係への情報提供 ・外部手配（タクシー、マッサージ、仕出し、クリーニング、宅配便等） |
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２．資料の内容分析、状況把握 （７～１４日間） |
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▼現在ご使用帳票の分析 ・各部署への連絡帳票（食事、送迎、カラオケ、テニス、外部手配・等々） ・料金表、料金体系、パンフレット、各種広告チラシ ・運営帳票（予約カード、予約台帳、宿泊カード、客室管理、清掃指示等） ・各種集計帳票、（フロント、料飲、施設、営業、経理、等） |
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▼精算・会計内容の分析 ・予約金、チェックイン精算、途中精算、連泊者精算、売掛精算、カード・補助金精算 ・個人会計・幹事会計、分割精算、他室精算、売掛請求、クーポン請求、回収入金処理等々 |
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３．マスター作成・調整 （７～１４日間） |
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▼業務に即したマスタ分析 ・販売項目、集計項目、手配項目、客室タイプ、客室、施設の整理と登録実施 |
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４．システム導入及び指導 （１～２日間－施設内－） |
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▼予約・フロント関係 ・予約受付の流れや、方法に関してシステム利用との効率的な業務支援 ・予約カードや台帳のフォーム、記載内容の省力化 ・フロント業務の省力化へのアドバイス ・チェックイン・アウト業務へのシステムの位置づけ等 |
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▼各施設売上 ・各部署の売上（レジスター会計）等の売上のやりとり、回収、精算 ・宿泊者様以外の収入（売店、入浴、テニス、カラオケ、その他）の入力 |
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５．練習及び既存システムとの平行稼働 （７日～１ヶ月） |
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▼並行稼働支援 ・既存システムとフロントシステムの両方を用いて使用感の違いの理解。 |
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６．本稼働立ち会い （１～３日間 －施設内－） |
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▼本番業務稼働支援 ・稼働開始直後の問合せや問題発生時のサポートを随時実施。 ≪本稼動以降順次以下を行います。≫ |
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７．以降順次マスターの調整、追加 （順次） |
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８．月末集計や追加指導 （１～２日間 －施設内－） |
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９．システムの効率的利用のアドバイス （随時） |
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１０．システムのバージョンアップ （順次） |