中小規模の旅館・ホテル宿泊管理ソフト - 旅館ホテルフロントシステム（PMS）

フロントシステムとは、ホテルや旅館の宿泊業において館内のフロント業務を一元的にコントロールするシステムのことです。フロントシステムで管理できるフロント業務は、以下のとおり多岐にわたっています。

• 宿泊客の予約管理
• 宿泊料の精算
• 客室管理
• 顧客情報管理
• 宿泊データの収集

上記は一般的なフロントシステムがこなす代表的な業務であり、実際には製品によってさらに細かい業務にも対応しています。

また、フロントシステムには顧客管理だけでなく、データ収集を期待することもできます。フロントシステムで収集した情報は、サービス改善や施策検討、報告書作成など、様々な分野に生かすことが可能です。

フロントシステムには、主に以下の2種類があります。

• オンプレミス型
• クラウド型

オンプレミス型とは、システムのサーバーを自社で運営する形式です。初期費用が高額になってしまうというデメリットがあります。

一方のクラウド型とは、インターネットに接続することでサービスが利用できる形式のことを指します。近年急速に浸透してきているASPサービスは、このクラウド型サービスだと言えるでしょう。

クラウド型サービスはインターネットに接続するだけでサービスが利用できるため、既存のデバイスが活用でき、保守やバージョンアップを業者に任せることも可能です。

フロントシステムはサイトコントローラーとよく混同されることがありますが、以下のとおり両者は別々のシステムになっています。

• フロントシステム：宿泊業のフロント業務を一元管理するシステム
• サイトコントローラー：複数の予約経路から来る予約情報を一元管理するシステム

そのため、サイトコントローラーを利用する場合には、フロントシステムも併せて導入することが重要です。

フロントシステムの役割としては、主に以下のようなことが挙げられます。

• 予約管理
• 客室状況管理
• フロント管理
• 顧客情報管理
• データ収集と分析
• 各種帳票の作成

ホテルや旅館への予約は電話やサイトなど複数ありますが、それらを一元的に管理することで無駄なくミスも起こりにくい状況を生み出せます。

また、予約情報や部屋の変更などにも万全に対応することが可能です。客室の状況管理もフロントシステムの重要な役割であり、チェックインやチェックアウトだけでなく、清掃の有無まで確認することができます。

顧客情報を適切に管理することも、フロントシステムの重要な役割です。利用履歴や特記事項を管理することで、顧客に合わせたワンランク上の応対ができるようになるでしょう。

さらに、データを集積することで、販売チャネル別の分析や新しいプランの考案などにつなげることができます。各種帳票の作成もできるため、業務効率化や正確性の向上を図ることもできます。

フロントシステムは、単に業務効率化につながるだけでなく、顧客満足度の向上にもつながりうる点が魅力の一つだと言えます。これまでバラバラに行っていたフロント業務を一元管理することで業務の無駄を減らすことができれば、より顧客に向き合ったコア業務に時間を割くことができるようになるでしょう。

また、顧客の嗜好やアレルギーの有無、注文した内容などを詳細に残すことで、顧客ごとにパーソナライズされたサービスの提供も期待できます。

フロントシステムを導入することで、従業員の業務効率化と顧客の満足度を同時に高めていくことができると言えるでしょう。

フロントシステムには、製品によって様々な特徴的な機能があります。例えば、株式会社アイックプランが提供する「フロントシステム500シリーズ」には、プロ集団が提供する宿泊システムとして以下のような点が特徴的です。

• 高機能でもコンパクトで見やすい画面
• ストレスを感じさせないシステム
• 実務を知り尽くした運用帳票
• 将来戦力に生かせる集計、無駄なデータを排除
• 無駄なハードの装置化を行わず、真に必要な機能だけを搭載

フロントシステム500シリーズに搭載されている機能は、具体的には以下のとおりです。

• 顧客やリピーターの呼び出しがリアルタイムに可能
• 将来の売り上げ状況も予約時点で把握可能
• 売り上げ・カード・クーポンなどの回収項目を同一欄で入力可能
• 食事や送迎、カラオケなど、各施設への手配内容を自由に設定可能
• 宴会場やテニスコート、会議室などのスケジュール管理も、客室と同じ要領で実施可能
• チェックアウト後や日締め処理後の修正も用意
• 日次更新処理を簡素化し、ノンストレスで利用可能

上記で紹介したものは機能の一部であり、実際にはより詳細で特徴的な機能が多数搭載されております。フロントシステム500を導入することで、客室から会場、食事手配までをコンパクトに管理することが可能です。その結果、宿泊から日帰り旅行、宴会や入浴のみの顧客などの様々なお客様に対して、柔軟に対応できるようになるでしょう。

さらに、様々な視点からの宿泊分析やインターネットと連動した予約情報の取り込みなどもオプションで利用することができます。

フロントシステムを活用することで顧客の満足度が上がり、リピーターになってくれることも期待できるでしょう。

フロントシステムを選択する際には、以下の視点を持って選択することをおすすめします。

• 自社ホテルの客室規模や事業計画に合っているか
• 操作性やデザインは良好か
• スムーズに移行ができるか

自社ホテルの客室規模や事業計画によって、導入すべきフロントサービスは変化します。例えば、大規模なホテルであれば、登録すべき部屋数も非常に多くなり、顧客データやプランなどで大量のデータを保管することになります。

一方で小規模や中規模のホテルであれば、機能の多さよりも操作のしやすさのほうが重要視されるでしょう。また、機能を増やすとそれだけ高額にもなりやすいため、「最低限の機能でいいから費用は抑えたい」と考える方も多いのではないでしょうか。現在は小～中規模だとしても、これから事業を拡大していくのであれば、大規模なシステムの導入の必要性が出てくる可能性もあります。

フロントシステムは毎日のフロント業務で使用するため、操作性やデザインのよさは非常に重要な要素だと言えるでしょう。誰もが操作しやすく親しみが持てるシステムであれば、業務効率が向上するだけでなく、人的ミスを防ぐことも期待できます。

また、フロントシステムの導入にあたって教育・研修に手間やコストをかける必要もなくなるのです。

システムの移行をスムーズにできるかどうかも、重要な要素だと言えます。新しいシステムを導入するためにホテルの営業を止めるわけにはいきません。そのため、簡単にシステム移行ができるという点は、システムを導入するにあたって非常に重要な点だと言えます。

システム移行のスケジュールをしっかりと組んでいる業者であれば導入の予定を立てやすいため、そうした業者を選ぶのがおすすめです。