小規模旅館に最適なPMS - 旅館ホテルフロントシステム

ホテルや旅館のフロントでは、以下のような業務を中心に行っています。

• チェックインやチェックアウト業務
• 予約管理業務
• 接客業務

チェックイン業務はお客様をお迎えし、システム上でチェックイン処理を進め、お客様にルームキーを渡す業務です。

チェックアウト業務はお客様が帰る際にルームキーを受け取り、ルームサービスなどを確認した上で会計をする業務となります。

予約管理業務とは、宿泊予約を受けて管理する業務です。宿泊予約課が予約の一括管理を行うことも多いのですが、フロントで行うケースもあります。

現在ではインターネットを通じて予約するケースが多くなっていますが、予約の電話がかかってくることも少なくありません。予約の電話がかかってきた場合、フロントマンが電話を受けて予約を管理することになります。

フロントが行う接客業務は、非常に多岐にわたります。代表的なものは、以下のとおりです。

• 客室からの内線電話の対応
• モーニングコールのセット
• 外貨両替
• その他お客様からの依頼や質問などへの対応

上記以外にも、会計伝票の作成や客室清掃のヘルプなどといった業務を担うことも多いです。

ホテルや旅館の従業員というと、真っ先にフロントの従業員を思い浮かべるのではないでしょうか。このことからもわかるように、フロント従業員の業務は非常に重要です。お客様とホテルの橋渡しをする中心的存在だと言っても過言ではありません。

フロント業務が煩雑になればホテルや旅館全体の業務効率は落ち込み、顧客満足度も低下してしまうおそれがあります。ホテルや旅館が営業戦略を考えていく上で、フロント業務の効率アップは非常に重要な要素であると言えるでしょう。

ホテルや旅館の業務効率アップには、フロント業務の効率化が重要です。

そこでおすすめなのが、フロント業務管理システムである「PMS（Property Management System）」の導入です。PMSを活用することで、以下のような業務の効率化が期待できます。

• 予約管理
• 顧客管理
• 部屋管理
• 会計
• 各種帳票作成
• 申し送り事項

一口に予約管理と言っても予約受付や部屋割り、宿泊者情報の管理なども挙げられます。部屋管理には残室管理や清掃有無などの確認も含まれており、業務の手間を大きく削減してくれるでしょう。

PMSで効率化できる業務はフロント業務の多くを占めており、PMSを導入することでフロント業務の効率化を図ることができます。

また、PMSを活用することで申し送り情報を従業員で共有できるようになれば、どの従業員が接客したとしても、顧客別の注意すべき点や趣味嗜好など細かいニーズに対応することが可能になります。

PMSを導入して事務の業務を効率化することで、フロントマンはお客様への対応業務により時間を割くことが可能になります。ホスピタリティ溢れる接客のためには、時間的にも精神的にも余裕が必要であり、そういった点からもPMSの導入が非常に効果的だと言えるでしょう。

さらに、PMSの導入によって業務プロセスが統一されることにより、業務の属人化の解消も図ることができます。どの従業員が顧客対応をしても対応レベルを一定以上に保つことができれば、ホテルや旅館全体の質を高めることが期待できます。

上記のように、PMSの導入によってホテルや旅館の業務効率化を図ることで、従業員の顧客対応力のアップにもつなげていくことができます。PMSの導入がもたらす効果は、業務効率化を通じてより大きな範囲にまで波及していくのです。

ホテルや旅館の宿泊管理を効率化するためにPMS導入をご検討中の方は株式会社アイックプランまでお気軽にご相談ください。

PMSと混同されやすいシステムに、サイトコントローラーが挙げられます。両者は異なるシステムであるため、区別しておくことが大切です。

サイトコントローラーとは、複数の予約経路を一元管理するシステムのことを指します。宿泊施設への予約経路は複数あり、管理が不足すると同じ部屋に別々のサイトから重複して予約が入ってしまうというような重大な問題につながってしまうおそれがあります。

そこで、サイトコントローラーを活用して予約を一元管理し、予約管理の事務負担を軽減しつつ、システムによるリスクを減らすことを目指す必要があるのです。

サイトコントローラーの代表的な機能は、以下のとおりです。

• 予約管理機能：予約情報を一覧で確認可能
• 料金ランク設定機能：繁忙期や閑散期など、時期による料金ランクを設定可能
• 在庫や料金管理機能：客室の予約状況を一元管理して二重予約を防ぐ
• 分析機能：予約経路別や部屋タイプ別の実績を集計・分析する

つまり、PMSとサイトコントローラーはそれぞれ以下のようなシステムだと区別することができるのです。

• PMS：ホテル・旅館のフロント業務を一元管理するシステム
• サイトコントローラー：複数ある予約経路を一元管理するシステム

サイトコントローラーには、PMSのようなチェンクインやチェックアウト管理機能、客室の管理機能などは備わっていないため、サイトコントローラーだけを導入するだけでは不十分だと言えます。

PMSとサイトコントローラーの両者を併せて導入することで、効率的かつ抜け漏れのないフロント業務が実現できるようになるでしょう。

PMSを選ぶ際には、以下のようなポイントを押さえておくことが大切です。

• 自社に必要な機能を明確にしておく
• オンプレミス型かクラウド型かを決める
• 自社ホテルや旅館の規模に合わせて考える
• 操作性の高さも確認する

PMSを選ぶ際にはまず、自社ホテルや旅館にとって必要な機能は何かを明確にしておくことが大切です。PMSを導入することで解決したい問題は何か、自社ホテルや旅館が抱える問題は何かを明確にしておくことで、PMSがもたらす効果を飛躍的に高めることができます。

必要な機能を明確にしないままPMSを導入してしまうと、不要な機能が出てしまい、経済的にも合理的ではありません。

また、PMSにはオンプレミス型とクラウド型の2種類があるため、どちらを導入するか選択しなければなりません。

オンプレミス型とは、ホテルや旅館内にサーバーを設置して自分たちで管理するタイプです。ホテル内で構成が完結するため、セキュリティ性が高いと言われていますが、初期費用が高額になりやすく、アップデートも自分たちで行う必要があります。

一方のクラウド型とは、Web上にあるサービスにアクセスして利用するタイプです。ホテルや旅館側でのサーバー構築や管理が不要となり、初期費用が圧倒的に低いことがクラウド型の特徴だと言えます。

PMSを選ぶ際には機能の充実度だけでなく、自社ホテルや旅館の規模に合っているのかも重要な要素です。

例えば小～中規模のホテル・旅館であれば、費用のことも考えて最低限の機能があれば十分であると考えられるでしょう。

そして、ホテルや旅館の従業員が日常的に使うことを考えると、操作性の高い製品かどうかは重要なチェックポイントになると言えます。また、使いやすいシステムであれば、導入の手間やコストもかからず、スムーズにシステムを移行することが可能です。