PMSでホテルの宿泊管理を効率化!導入事例と予約・チェックイン機能の活用術
PMSでホテルの宿泊管理を効率化!PMSの導入事例と予約・チェックイン機能の活用術をご紹介
ホテル業界では、IT化の遅れから人手不足や業務効率の低さが課題となっています。その解決策の1つとして注目されているのが、「PMS」と呼ばれるホテル管理システムです。
PMSとは、ホテル運営に関わる様々な業務を一元的に管理するシステムのことを指します。このPMSを導入することで、人的ミスの削減や業務の自動化が期待できます。つまり、効率的な運営が可能となり、顧客満足度の向上と収益最大化を両立できるのです。
こちらでは、PMSの概要から具体的な導入事例、予約・チェックイン機能の活用術まで、詳しく解説していきます。
PMSとは?ホテルで導入するメリット
![PMSとは?ホテルで導入するメリット](/images/column2/2024/merit-wooden-blocks.jpg)
PMS(Property Management System)とは
PMSとはホテル業務を一元的に管理する宿泊管理システムです。主な機能は以下のとおりです。
- 予約管理
- 客室管理
- フロント業務
- 会計業務
PMSではこれらの業務データを一元的に蓄積・管理できます。例えば、予約データと客室状況を連携させて最適な割り当てを自動化でき、フロント業務の効率化やレポーティングにも活用できます。様々な業務の効率化が期待できるシステムです。
予約・客室・フロント・会計など主要機能を有する
PMSには、ホテル運営に欠かせない以下の主要機能が備わっています。
- 予約管理:各OTAからの予約を一元管理できます。
- 客室管理:客室の状況をリアルタイムで把握できます。空室状況の確認や、ゲストへの割り当てが容易になります。
- フロント管理:チェックイン・アウト業務の効率化が図れます。滞在中の追加リクエストも管理できます。
- 会計管理:複雑な精算業務をミスなく行えます。売上データの確認も可能です。
このように、PMSは予約から会計に至る様々な業務を一元的に管理できるシステムです。PMSを導入することで、業務の自動化・効率化が期待できます。
PMSはホテルの規模を問わず、大型リゾートホテルからビジネスホテルまで幅広く活用されています。近年ではクラウド型PMSが主流となり、インターネット環境さえあればWebブラウザ経由で利用可能です。
ホテルでのPMS導入事例
![ホテルでのPMS導入事例](/images/column2/2024/case-studies-blocks.jpg)
課題:予約・チェックイン業務の非効率
ホテルAが抱えていた大きな課題は、予約とチェックインの業務効率が非常に悪かったことです。具体的には以下の点が問題となっていました。
- オンライン予約の一元管理ができていない
- 空室状況の把握と最適な割り当てが難しい
- 予約変更やキャンセル対応に多大な手間がかかる
加えて、チェックイン時の個人情報の入力作業や部屋割り振りに時間がかかり、お客様の待ち時間が長くなるなど、顧客サービスの質が低下していました。
このように予約・チェックイン業務が非効率であったため、人的ミスのリスクが高く、業務負担が大きくなっていました。
導入機能:予約管理・客室管理・フロント管理
予約管理
PMSでは、オンライン予約の一元管理が可能です。各OTA(宿泊予約サイト)からの予約が自動で取り込まれるため、効率的な予約管理ができます。また、予約の変更・キャンセルの対応も迅速に行えます。
客室管理
客室の状況(空室・清掃済みなど)をリアルタイムで把握できます。宿泊客への部屋割り振りがスムーズになり、待ち時間の削減にもつながります。
フロント管理
予約情報の確認、レジカード出力などのチェックイン業務や、滞在中の追加リクエスト管理、精算処理などがPMSで一元的に行えます。
効果:業務時間の大幅削減、顧客満足度向上
業務効率化
PMSの導入により、ホテルAでは予約・チェックインに関する業務時間が大幅に削減されました。従来は予約情報の確認や空室状況の把握に手間がかかっていましたが、PMSの導入により一元管理が可能になり、作業時間が半減しました。
顧客サービス向上
セルフチェックイン機能の導入で、ゲストの待ち時間がほとんどなくなりました。また個人情報の事前登録により、チェックイン手続きがスムーズになり、ゲストの満足度が向上しています。
PMSの予約・チェックイン機能の活用術
PMS導入により、ホテルの予約・チェックイン業務は大きく効率化されます。
オンライン予約の一元管理
オンラインで受けた予約を一元的に管理できるのがPMS導入のメリットの一つです。各種の予約サイトからの予約情報を、PMSに一元集約することができます。
PMSに一元集約された予約情報は、空室管理や料金設定、チェックイン準備など、ホテル業務の効率化につながります。煩雑な重複入力作業からも解放されます。
空室状況の一覧化と最適割り当て
PMSには客室の空室状況を一覧で把握できる機能があります。これにより、いつでも瞬時に空室数を確認できるため、オーバーブッキングのリスクを回避できます。
また、予約時に自動で最適な客室を割り当てられる機能も備わっています。例えば以下のような優先ルールを設定できます。
- 禁煙ルームを優先
- ベッド数の多い順
- 同じフロアを優先
このように、お客様の希望に沿った部屋割りが自動化でき、手作業による割り当ての手間が大幅に削減されます。
空室状況の一覧化と最適割り当てにより、予約対応業務が効率化され、人的ミスのリスクを最小限に抑えられます。
セルフチェックイン・チェックアウトの実現
PMSを導入することで、ホテルでは従来の対面式ではなく、セルフチェックイン・チェックアウトを実現できます。
具体的には、以下のようなメリットがあります。
- 宿泊客は専用端末でチェックイン・チェックアウトの手続きが完結
- 深夜・早朝の到着でも、スタッフを待たずに済み時間の節約に
- プライバシーが確保されるので、セキュリティ面での安心感も
宿泊客にとってストレスのない手続きが可能になり、滞在の満足度向上につながります。また、フロントの人的コストや待ち時間の削減も期待できます。
セルフチェックイン・チェックアウトを実現するには、以下の機能が必要です。
- 宿泊者の事前登録機能
- チェックイン・チェックアウト用の専用端末
- キーの自動発行機能
これらの機能を備えたPMSを導入することで、スムーズなセルフチェックイン・チェックアウトが実現します。
ホテルの宿泊管理を効率化するPMS選定のポイント
ホテルの宿泊管理を効率化するホテル管理システム・PMSを選定する際、以下のポイントに注目することをおすすめします。
◇PMS選定のポイント1:必要機能の有無と拡張性
まず、自社のホテル運営に必要な機能がPMSに備わっているかを確認します。基本的な予約管理や客室管理はもちろん、会計機能やレポート機能など、ホテル管理に必要な機能を網羅しているかをチェックしましょう。
また、将来的な拡張性も重要です。例えば、
- 新しい決済方法への対応
- 多言語対応
- 他のホテル管理システムとの連携
などが柔軟に追加できるかどうかも考慮しましょう。
PMS選定のポイント2:利用規模に応じたコスト設定
ホテル管理システム・PMSの導入コストは、施設の規模や利用する機能によって大きく異なります。以下の要素を考慮し、自社のホテル運営に最適なプランを選びましょう。
- 初期費用
- 月額利用料
- 保守サポート料
- 追加機能の費用
特に中小規模のホテルでは、初期投資を抑えられるPMSが人気です。
PMS選定のポイント3:クラウド・オンプレミス、カスタマイズ対応
ホテル管理システム・PMSには大きく分けて、クラウド型PMSとオンプレミス型PMSがあります。
クラウド型PMSの特徴
- 初期費用が安い
- アップデートが容易
- リモートアクセス可能
- カスタマイズに制限あり
- 通信環境に依存
オンプレミス型PMSの特徴
- セキュリティ管理が容易
- 大規模カスタマイズ可能
- 初期費用が高い
- 保守管理の手間
自社のホテル運用体制や予算、セキュリティポリシーに合わせてPMSを選択しましょう。また、独自のホテル管理フローがある場合は、カスタマイズ対応の可否も重要な選定ポイントとなります。
PMSで旅館・ホテルのフロント業務を強力にサポート!
ホテル業界におけるPMSの導入は、効率的な業務運営と顧客満足度の向上に大きく貢献します。PMSの選定では、ホテルの規模や特徴に合わせて適切な機能を持つシステムを選ぶことが重要です。また、将来の拡張性やコストパフォーマンスなども考慮する必要があります。
ホテル経営の合理化と顧客サービス向上を実現するPMSの積極活用が、ホテルビジネスの成功に欠かせません。
株式会社アイックプランの「フロントシステム500シリーズ」は、長期にわたる宿泊業の分析とシステム開発に基づき、中小規模の旅館・ホテルのフロント業務を強力にサポートする高機能なPMSです。
人間工学に基づいた操作方法を採用し、画面のブロック化、作業メニュー・画面のわかりやすい色分けなど、入力ミスを最小限に抑える工夫が随所に施されております。また、入力内容や項目がシンプルで使いやすいだけでなく、汎用性も非常に高く、動作画面や出力帳票には業務に役立つ情報が凝縮されております。
中小規模の施設に特化し、旅館、ペンション、ビジネスホテル、リゾートホテル、保養所、貸別荘など多様な業態に対応可能です。月額利用料金方式ですので、初期費用がかかりません。「フロントシステム500シリーズ」で、ホテル業務の効率化を実現しましょう。
PMSをホテルに導入するメリットを解説
- PMSでホテルの宿泊管理を効率化!導入事例と予約・チェックイン機能の活用術
- PMSはホテルの宿泊管理に役立つ!主な種類と機能を解説
- ホテルのPMSを顧客管理機能で比較!顧客管理の重要性や選び方を解説
- ホテルのシステム開発で予約管理を効率化!システム開発依頼のポイント
- 小規模ホテルがフロントシステムを導入するメリットと選定のポイント
- ホテルの予約管理システムでチェックイン・チェックアウトを効率化!
- ホテルの予約システムの仕組みとは?予約業務の自動化・一元管理を実現
- ホテル宿泊予約システムを小規模ホテルに導入!導入メリットと基本機能
- 宿泊予約システムで旅館・ホテルの顧客管理を強化!カスタマイズも可能
- 宿泊予約システムでチェックインや本人確認のオールインワン化・効率化を実現
PMS導入でホテルの宿泊管理をするなら株式会社アイックプラン
会社名 | 株式会社アイックプラン |
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代表取締役 | 池上 博成 |
設立 | 1979年9月(創業1973年8月) |
資本金 | 1000万円 |
住所 | 〒413-0232 静岡県伊東市八幡野1737?23 |
TEL | 0557-27-1033 |
メールアドレス | info@aick.co.jp |
URL | https://aick.co.jp/ |
営業時間 | 10時00分~17時00分 |
業務内容 | OAコンサルティング、情報処理システム設計、パーソナルコンピューターのソフト開発、アプリケーションソフトの販売 |
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