中小規模の旅館・ホテル宿泊管理ソフト - 旅館ホテルフロントシステム（PMS）

PMS（Property Management System）とは

PMSとはホテル業務を一元的に管理する宿泊管理システムです。主な機能は以下のとおりです。

• 予約管理
• 客室管理
• フロント業務
• 会計業務

PMSではこれらの業務データを一元的に蓄積・管理できます。例えば、予約データと客室状況を連携させて最適な割り当てを自動化でき、フロント業務の効率化やレポーティングにも活用できます。様々な業務の効率化が期待できるシステムです。

予約・客室・フロント・会計など主要機能を有する

PMSには、ホテル運営に欠かせない以下の主要機能が備わっています。

• 予約管理：各OTAからの予約を一元管理できます。
• 客室管理：客室の状況をリアルタイムで把握できます。空室状況の確認や、ゲストへの割り当てが容易になります。
• フロント管理：チェックイン・アウト業務の効率化が図れます。滞在中の追加リクエストも管理できます。
• 会計管理：複雑な精算業務をミスなく行えます。売上データの確認も可能です。

このように、PMSは予約から会計に至る様々な業務を一元的に管理できるシステムです。PMSを導入することで、業務の自動化・効率化が期待できます。

PMSはホテルの規模を問わず、大型リゾートホテルからビジネスホテルまで幅広く活用されています。近年ではクラウド型PMSが主流となり、インターネット環境さえあればWebブラウザ経由で利用可能です。

課題：予約・チェックイン業務の非効率

ホテルAが抱えていた大きな課題は、予約とチェックインの業務効率が非常に悪かったことです。具体的には以下の点が問題となっていました。

• オンライン予約の一元管理ができていない
• 空室状況の把握と最適な割り当てが難しい
• 予約変更やキャンセル対応に多大な手間がかかる

加えて、チェックイン時の個人情報の入力作業や部屋割り振りに時間がかかり、お客様の待ち時間が長くなるなど、顧客サービスの質が低下していました。

このように予約・チェックイン業務が非効率であったため、人的ミスのリスクが高く、業務負担が大きくなっていました。

導入機能：予約管理・客室管理・フロント管理

予約管理

PMSでは、オンライン予約の一元管理が可能です。各OTA（宿泊予約サイト）からの予約が自動で取り込まれるため、効率的な予約管理ができます。また、予約の変更・キャンセルの対応も迅速に行えます。

客室管理

客室の状況（空室・清掃済みなど）をリアルタイムで把握できます。宿泊客への部屋割り振りがスムーズになり、待ち時間の削減にもつながります。

フロント管理

予約情報の確認、レジカード出力などのチェックイン業務や、滞在中の追加リクエスト管理、精算処理などがPMSで一元的に行えます。

効果：業務時間の大幅削減、顧客満足度向上

業務効率化

PMSの導入により、ホテルAでは予約・チェックインに関する業務時間が大幅に削減されました。従来は予約情報の確認や空室状況の把握に手間がかかっていましたが、PMSの導入により一元管理が可能になり、作業時間が半減しました。

顧客サービス向上

セルフチェックイン機能の導入で、ゲストの待ち時間がほとんどなくなりました。また個人情報の事前登録により、チェックイン手続きがスムーズになり、ゲストの満足度が向上しています。

オンライン予約の一元管理

オンラインで受けた予約を一元的に管理できるのがPMS導入のメリットの一つです。各種の予約サイトからの予約情報を、PMSに一元集約することができます。

PMSに一元集約された予約情報は、空室管理や料金設定、チェックイン準備など、ホテル業務の効率化につながります。煩雑な重複入力作業からも解放されます。

空室状況の一覧化と最適割り当て

PMSには客室の空室状況を一覧で把握できる機能があります。これにより、いつでも瞬時に空室数を確認できるため、オーバーブッキングのリスクを回避できます。

また、予約時に自動で最適な客室を割り当てられる機能も備わっています。例えば以下のような優先ルールを設定できます。

• 禁煙ルームを優先
• ベッド数の多い順
• 同じフロアを優先

このように、お客様の希望に沿った部屋割りが自動化でき、手作業による割り当ての手間が大幅に削減されます。

空室状況の一覧化と最適割り当てにより、予約対応業務が効率化され、人的ミスのリスクを最小限に抑えられます。

セルフチェックイン・チェックアウトの実現

PMSを導入することで、ホテルでは従来の対面式ではなく、セルフチェックイン・チェックアウトを実現できます。

具体的には、以下のようなメリットがあります。

• 宿泊客は専用端末でチェックイン・チェックアウトの手続きが完結
• 深夜・早朝の到着でも、スタッフを待たずに済み時間の節約に
• プライバシーが確保されるので、セキュリティ面での安心感も

宿泊客にとってストレスのない手続きが可能になり、滞在の満足度向上につながります。また、フロントの人的コストや待ち時間の削減も期待できます。

セルフチェックイン・チェックアウトを実現するには、以下の機能が必要です。

• 宿泊者の事前登録機能
• チェックイン・チェックアウト用の専用端末
• キーの自動発行機能

これらの機能を備えたPMSを導入することで、スムーズなセルフチェックイン・チェックアウトが実現します。

◇PMS選定のポイント1：必要機能の有無と拡張性

まず、自社のホテル運営に必要な機能がPMSに備わっているかを確認します。基本的な予約管理や客室管理はもちろん、会計機能やレポート機能など、ホテル管理に必要な機能を網羅しているかをチェックしましょう。

また、将来的な拡張性も重要です。例えば、

• 新しい決済方法への対応
• 多言語対応
• 他のホテル管理システムとの連携

などが柔軟に追加できるかどうかも考慮しましょう。

PMS選定のポイント2：利用規模に応じたコスト設定

ホテル管理システム・PMSの導入コストは、施設の規模や利用する機能によって大きく異なります。以下の要素を考慮し、自社のホテル運営に最適なプランを選びましょう。

• 初期費用
• 月額利用料
• 保守サポート料
• 追加機能の費用

特に中小規模のホテルでは、初期投資を抑えられるPMSが人気です。

PMS選定のポイント3：クラウド・オンプレミス、カスタマイズ対応

ホテル管理システム・PMSには大きく分けて、クラウド型PMSとオンプレミス型PMSがあります。