中小規模の旅館・ホテル宿泊管理ソフト - 旅館ホテルフロントシステム（PMS）

ホテル業界におけるPMSの重要性

PMSとはProperty Management Systemの略で、ホテルの運営・管理業務を効率化するためのシステムのことを指します。ホテル経営において、PMSは必要不可欠なシステムです。ホテル施設の規模や宿泊客の種類を問わず、効率的な運営を実現するための基盤となっています。

PMSは以下の業務を一元的に管理・自動化することで、ホテル運営を大幅に効率化します。

• 予約管理
• フロント業務支援
• 売上・在庫管理
• 会計・請求管理

このようにホテル運営の中核をなす様々な業務をPMSが担うことで、人的ミスや過剰な作業負荷を軽減できます。結果として経営の安定化と顧客満足度の向上が期待できます。つまり、PMSはホテル経営において欠かすことのできないシステムなのです。

PMSの主な種類

PMSには大きく分けて3つの種類があります。

大規模ホテル向けPMS

100室以上の大規模ホテルや旅館には、部屋数の多い大規模施設向けシステムが最適です。大規模施設の場合、以下のような機能が必要とされます。

• 団体予約にまつわる機能
• 大人数の宴会を手際よく進めるための料理管理機能
• 独自のオペレーションに対応できるカスタマイズ性

このようなニーズに応えるシステムとしては、宿泊・レストラン・宴会などのホテル業務全般を一元管理できる高機能なPMSが適しています。また、ホテル独自のオペレーションに合わせてカスタマイズが可能なシステムも人気です。

中小規模ホテル向けPMS

100室未満の中小規模施設（民宿、ペンション、ゲストハウスなど）におすすめなのは、使い勝手やコストパフォーマンスに優れたタイプのPMSです。低価格でありながら、予約管理や部屋割り、会計など幅広いホテル運営業務をカバーするPMSがあります。

また、予約からチェックアウトまでの流れを自動化して運用効率の最大化を実現するPMSもあり、部屋数に応じた適正な月額料金設定のシステムを選べば、コスト削減にもつながります。

ビジネスホテル向けPMS

ビジネスホテル向けのPMSでは、リピーター獲得支援機能や得意先の法人顧客管理機能が重要視されます。

チェックインのデータから顧客属性を正確に把握し、ターゲットを絞った広告配信やメールマーケティングが可能なシステムがあります。また、電話予約でも簡単に部屋割りができるシステムもあり便利です。

販売価格や販売タイミングなどを自動通知する分析機能を搭載したシステムや、部屋タイプや曜日ごとに料金を調整できるコスパの良いシステム、さらに自社の独自ポイントの付与・管理機能を備え、顧客のインセンティブになるシステムもあります。

予約管理機能

PMSには予約情報の登録や変更、予約状況の確認などを行う予約管理機能が備わっています。PMSの予約管理機能では以下のようなことが可能です。

予約内容の登録

宿泊日、部屋タイプ、人数、プラン内容などの詳細情報を登録できます。

予約の変更や取消

既存の予約内容の変更、キャンセル処理を行うことができます。

残室状況の確認

日付別や部屋タイプ別の空室状況をリアルタイムで把握できます。

顧客データの活用

過去の宿泊履歴から顧客の嗜好を分析し、ターゲットを絞った営業活動に役立てられます。

このように、PMSの予約管理機能を活用することで、ホテル運営における予約業務の効率化と顧客満足度の向上が期待できます。

フロント業務支援機能

フロント業務支援機能とは、チェックイン・チェックアウト業務の効率化や客室ステータスの一元管理を実現する機能です。

具体的には以下の機能が挙げられます。

• チェックイン・チェックアウトの自動化
• 部屋別伝票の入力
• 請求書の自動印刷
• 客室ステータス（未着・滞在など）の一覧表示

このようなフロント業務の自動化により、人的ミスのリスクを下げるとともに業務の効率化を図ることができます。

また、リアルタイムで客室の空き状況を把握できるため、フロントスタッフの応対力向上にも役立ちます。

売上・在庫管理機能

ホテル経営において適切な売上管理と在庫管理は欠かせません。PMSには以下のような機能が備わっています。

売上管理

• 売上の登録や各種売上データの一元管理
• クーポンやカード決済の管理
• 部門別や部屋タイプ別の売上状況の確認

在庫管理

• 客室の残室状況の一覧表示
• 曜日別や時間帯別の空室状況の把握
• 販売プランごとの予約数の管理

このように、PMSを活用することで売上状況や在庫状況を的確に把握し、適切な運営判断を下すことができます。

会計・請求管理機能

会計・請求管理機能では、主に以下の業務を効率化できます。

• 売上の登録やチェックアウト処理
• レシートや利用明細書の発行
• 明細書情報の管理

ホテル管理システムによっては、以下の機能も備えているものがあります。

• 売掛金の台帳管理
• 入金処理や残高チェック
• クーポンやカード管理

会計処理の自動化により、人的ミスを防ぎ、業務効率が大幅に向上します。請求書やレシートの発行もスムーズに行え、お客様への対応も円滑になります。

レポート作成機能

PMSの主な機能の一つに、レポート作成機能があります。この機能では、システム内で管理している各種データを活用し、経営判断の参考となる分析レポートを作成することができます。具体的には以下のようなレポートが出力可能です。

売上レポート

日別・月別の売上金額や客室利用率などを示した分析レポート

予約レポート

予約状況や予約元の分析レポート

在庫レポート

客室の空き状況や稼働率を示したレポート

このようなレポートを経営陣が確認することで、ホテル運営の課題把握や業績改善の施策を立てやすくなります。また、定型的なレポートの出力に加え、自由にデータを加工してカスタムレポートを作成できるシステムも存在します。

必要な機能の有無

予約管理、フロント業務支援、売上・在庫管理など、ホテル運営に必要な機能が備わっているかを確認します。

他システムとの連携性

既存のシステムとの互換性や、他の必要なシステムとの連携が可能かどうかを確認します。

導入コストと運用コスト

初期費用や月額費用、保守費用などを総合的に検討し、長期的な視点でコストパフォーマンスを評価します。