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ホテルのフロント業務をシステムで効率化 PMSを導入したい宿泊者名簿管理

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ホテルのフロント業務をPMSで効率化 宿泊者名簿

ホテルのフロント業務で欠かせないのが宿泊者名簿の管理です。煩雑な作業をマルチタスクでこなしながら個人情報の取り扱いに細やかな注意が求められます。

それでは、なぜ宿泊者名簿の取り扱いが難しくなるのか、そのベースにある宿泊者名簿の必要性と記載事項を改めて確認してみましょう。

宿泊者名簿の必要性

宿泊者名簿の必要性

ダイアグラム

宿泊者名簿は、氏名や住所、職業など、宿泊者に関する情報を記した名簿のことです。旅館業法で備え付けや保管・管理が義務付けられていますが、どのような目的があるのか理解しているでしょうか。

もともとは感染症などが発生した際に感染経路を調査したり、感染拡大を防止したりすることを目的に、設置されるようになりました。

また、テロ防止の観点から宿泊者の身元が確認できるようにする、忘れ物があった場合に連絡を取るためなどの理由から、宿泊者名簿はホテルに必要となったのです。

宿泊者名簿の記載事項

宿泊者名簿の記載事項は旅館業法などの他、各自治体の条例に基づいて定められています。主な記載事項は以下のとおりです。

  • 氏名
  • 住所
  • 職業
  • 年齢・性別
  • 国籍・旅券番号(外国人宿泊者の場合)

必要事項を記載してもらったら本人確認を行い、3年以上保管・保存することになります。近年は紙だけでなく、電子データで使用も可能です。その場合も3年以上の保管・保存が求められる点に注意しましょう。

システムの導入で煩雑なホテルのフロント業務を効率化するならPMS

宿泊者名簿の取り扱いは個人情報ということもあり、保管・管理に関する決まりが細かく取り決められています。特に幅広い業務対応が求められるフロントでは細心の注意を求められるのではないでしょうか。

その問題をPMSで解決してみませんか?

株式会社アイックプランは中小規模のホテル・旅館に特化したフロントシステム(PMS)をご提供しています。「フロントシステム500シリーズ」は256室までのホテル・旅館のフロント業務を強力にサポート可能です。

フロント業務の効率化をお考えの宿泊施設様は、まずはお気軽にご相談ください。

ホテルのフロントシステム(PMS)を導入するなら株式会社アイックプラン

会社名 株式会社アイックプラン
代表取締役 池上 博成
設立 1979年9月(創業1973年8月)
資本金 1000万円
住所 〒227-0067 神奈川県横浜市青葉区松風台14?1?2?306
TEL 045-988-0456
FAX 045-988-0457
メールアドレス info@aick.co.jp
URL https://aick.co.jp/
営業時間 10時00分~17時00分
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  • 漢字スクリーンエディタ・財務
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  • 遊戯施設・スポーツクラブ・プロバイダー
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