中小規模の旅館・ホテル宿泊管理ソフト - 旅館ホテルフロントシステム（PMS）

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業務効率化の前にやっておきたいこと

業務改善の際には、具体的な施策の前に現状を確認する必要があります。現在の状況を把握することで、どのように業務を改善すべきか見えてくるからです。

現状把握の方法として、従業員の能力を確認できるスキルチェックシートの作成が挙げられます。各従業員にどのような能力があり、どの部署に配属すれば最大限に力を発揮できるのか判断しやすくなるでしょう。従業員を適材適所に配置することが大切です。

適材適所となっているか確認するためには、人員配置チェックシートを作るのも一つの方法です。人員配置状況の可視化により、部署ごとに最適な配置が行われているか細かくチェックできます。

また、こうした現状把握には、従業員と管理者とのコミュニケーションが欠かせません。個別ヒアリングなどを実施し、現場の認識と管理者の考えを擦り合わせながら正確に行うことが大切です。

業務効率化に向けた改善策

現状把握を終えたら、改善に向けた具体的な方法を取り入れていきます。ここからは、主な改善策をご紹介しますので、業務効率化にお役立てください。

接客業務の改善

接客業務はホテルの要となる業務である分、負担もかかりやすいため、効率化に向けた改善が必要です。

例えば新人研修が不十分な場合、現場に出ても自分が何をすべきかわからず、非効率な業務の進め方を選択する可能性が否定できません。現場経験に頼るのではなく、事前の新人研修制度をきちんと整備し、効率的な働き方を学んでから実際の業務に送り出すことをおすすめします。

また、業務の取捨選択も欠かせません。昔からの慣習で続けている業務の中で、客観的に見た場合に不要なものがないか洗い出してみてください。長年にわたってオペレーションに組み込まれてきたために、無駄だと気づいていない可能性があります。必要な業務のみを残し、従業員が働きやすい状態を作ることが大切です。

情報通信技術の導入

従業員の負担を減らし、業務効率化をするためには情報通信技術の導入も適しています。例えば、自動チェックイン・チェックアウト機器を導入すれば、顧客ごとに情報処理を行う手間を軽減することが可能です。

また、タブレットやスマートフォンの導入も業務の効率化に役立ちます。例えば、チャット機能を使うことで、フロントと客室などの離れた場所にいるスタッフ同士の連携が取りやすくなるでしょう。

業務管理システムの導入

アナログな宿泊管理から業務管理システムへ移行することも、業務効率化に適した方法です。顧客や予約、料金の管理にとどまらず、顧客情報の分析やカードキーとの連携など、オリジナルの機能を搭載したシステムは多数あります。

また、従業員の勤怠管理や経理、総務などの業務もシステムによって自動化すれば、顧客とのコミュニケーションなど、ホスピタリティにつながる業務に集中することが可能です。

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