中小規模の旅館・ホテル宿泊管理ソフト - 旅館ホテルフロントシステム（PMS）

宿泊施設の業務改善を目指すためには、既存の業務フローを効率化するための工夫が必要です。ここでは業務改善の手順について解説します。

現在の状況を確認する

最初に、現時点でどのような状況になっているのか把握する必要があります。担当従業員に現在の状況について聞き、各現場の様子を明確化していくのがポイントです。

• 担当している仕事の内容
• 仕事を終えるまでの時間
• 仕事を行ううえで必要となる能力　など

詳しく聞いておくことで状況を把握しやすくなります。また、通常の仕事だけでなく変則的な仕事への対応時間や発生頻度を聞くのも忘れないようにしてください。

問題を深掘りする

従業員との面談によって見えてきた問題を整理します。問題が起きる原因や、問題によって発生する業務への弊害など、具体的に精査することが重要です。問題を深掘りすることで、関連する仕事の業務改善対策も見つけやすくなります。

状況と問題を目に見える形にする

改善策を考えるためには、現在の状況と問題点を可視化する作業も欠かせません。業務の流れを示す図面を作り問題点を書き込んでいくと、どこに解決すべき項目があるのかわかりやすくなります。また、特定の業務に変更を加えた場合に影響が及ぶ他業務の範囲も把握しておくと、実際に改善策を取り入れた際に役立つでしょう。

解決の優先順位を決める

現状と問題が具体的にまとまったら、解決すべき問題の順位を決めます。

「早めに改善すべき問題であるか」

「解決に向けてどのくらいの費用がかかるのか」

「難易度の高さはどのくらいか」　など

総合的に考えて、順位を決めるのが基本です。

課題を設定する

続いては、問題解決に向けた課題を設定します。課題を設定する際には、効果に対する評価方法も定めておくと解決のモチベーションにつなげることが可能です。

KPI（重要業績評価指標）を定める

課題の評価方法として役立つのがKPI（重要業績評価指標）であり、これは目標の達成度合いを具体的な数値で表したものです。問題解決に向けたステップは可視化しづらいですが、KPIによって数値化することによって、どのレベルまで達成できたのかわかりやすくなります。事前に評価シートを作り、中期目標となるKPIの評価数値を設定してみてください。

問題解決手順を振り返る

課題の解決中にはKPIをもとに対策手順を振り返り、きちんと機能しているか定期的に確かめます。また、課題を達成できた後も目的としていた効果を得られたのか振り返ることが大切です。思ったような効果が得られなかった場合は、さらなる改善策を考え、実践していきます。

効率化を定着させる

課題の設定と解決、振り返り、再実践を繰り返すことで、効率化を定着させていきます。地道に同様の工程を繰り返すことで、効率化の効果が高まっていくのです。

宿泊管理システムを活用する方法も

業務の効率化にあたっては、宿泊管理システムを活用する方法もあります。業者に見積もりを依頼し、使い勝手のよい宿泊管理システムを導入することができれば、業務の効率化を実現することが可能です。

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業務を効率化するためには現在の状況を従業員から聞き、問題点を具体化することが大切です。聞き取りによって明確になった業務の状況や問題点は、図面などに起こして目に見える形にしておいてください。作成した図面をもとに問題の解決順位を決め、課題を設定していくことが大切です。

次に中期的な目標となるKPIを定め、課題解決に向けて動き出します。課題解決の途中にはこまめにKPIにもとづいた評価を行い、進捗を確認することが大切です。課題を達成できた後に振り返りを行い、思ったような効果が得られなかった場合は、さらなる改善策を考えなければなりません。問題の具体化・課題の設定・解決・振り返りの手順を繰り返すことで最善の業務フローを見つけ、効率化を定着させるのがポイントです。

業務改善を行う際には、現在の課題に見合ったシステムを導入する方法もあります。株式会社アイックプランではお客様の運営状況を細かく分析し、最適なシステムの構築を行ってまいります。業務改善のためにぜひ、導入をご検討ください。

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