中小規模の旅館・ホテル宿泊管理ソフト - 旅館ホテルフロントシステム（PMS）

会社がPMSの導入に至るまでには様々なパターンがあります。ここではPMS導入が検討されるケースについて解説しますので、参考にしてみてください。

会計業務のミスをなくしたい

PMSは、手作業による会計ミスをなくすために役立ちます。従来の会計業務は従業員が手書きの帳簿やエクセルを使って管理することが多く、後からミスが発覚するパターンも珍しくありませんでした。また、顧客が現地支払いを選択した場合、領収書の発行・管理も従業員の負担になりやすい業務です。

手間のかかる会計業務を管理システムで行えるようにすれば、ミスをなくすだけでなく、従業員の負担も減らすことが可能です。さらに、管理システムを会計ソフトと連携することで売上額が自動的に移行され、手作業でデータを移す手間もなくなります。手作業による会計業務はどれだけ気をつけていてもミスをゼロにすることは困難です。正確な会計記録を残すために業務のシステム化が進みつつあります。

客室数が多く予約の管理が大変

客室数の多い宿泊施設ではPMSで予約管理を行うことで、業務をスムーズに進めることができるようになります。顧客から連絡を受け手作業で予約内容を登録していく方法だと効率が悪く、間違いが発生する可能性もあります。特に大規模な宿泊施設ほど登録作業が膨大になり、エラーの発生率が高くなりやすいです。

PMSを活用すれば、自動的に予約情報が登録されるので、登録忘れや間違いなどのミスをなくすことができます。さらに、客室が一杯になれば予約の受付は制限されるため、意図せずオーバーブッキングが起きるリスクを避けることも可能です。「空室が出ないようあえてオーバーブッキングを行う」「空室を調整して稼働率を良くしたい」という場合も、予約管理を効率化するPMSの機能が役立つでしょう。従業員は予約管理作業から解放され、他の業務に集中できるようになります。

小規模施設だが管理に負担を感じている

客室数の少ない小規模施設でも、少人数で顧客に対応している場合は、予約管理などに負担を感じてPMS導入を検討することがあります。そのような場合は、小規模施設用のPMSが最適です。必要な機能を備えているのに加えてリーズナブルな価格帯のため、導入費用に懸念のある小規模施設でも安心して利用できます。

フロントの人員を削減したい

フロントの人員を削減し、サービスより宿泊に特化した施設を目指す場合は、サイトコントローラーとPMSが合体したシステムの導入を検討するパターンがあります。サイトコントローラーとは、いくつかの予約サイトを一括で管理できるシステムのことです。サイトコントローラーとPMSが合体したシステムなら費用を抑えつつ、簡単な方法で運用することができます。

顧客の情報を管理・共有したい

顧客の情報を管理し、従業員全体で共有するときにもPMSが活躍します。顧客データに食事の好みや誕生日などを登録しておけば、次回訪れた際のおもてなしに役立てることが可能です。顧客が好きな食材を使った料理を提供したり、従業員で誕生日サプライズを企画したり、心のこもったおもてなしができるようになるでしょう。

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関連情報：旅館のフロント業務を効率化！PMSの導入で得られる効果とは？

手作業で行っていた管理業務の負担を減らせるところがPMSの利点です。例えば、ミスが起きがちな会計業務をPMSに任せておけば、領収書の発行や精算などもスムーズに行うことができるようになり、業務の効率化につながります。

また、客室数が多くて予約の管理が大変な場合も、システムを活用して一括管理することで、予約にまつわるエラーをなくすことが可能です。客室が少ない小規模施設であっても、管理に手間を感じているような小規模施設用のシステムを導入することで、接客に集中できるようになります。さらに、PMSで顧客のデータをまとめておけば、一人ひとりに合わせたおもてなしができるのもうれしいポイントです。

PMSの導入を検討している場合は、ぜひ株式会社アイックプランへお問い合わせください。「客室数が多い」「小規模だけれど管理が大変」など、お客様の抱える問題に合わせたシステムを提案し、導入後も多面的にサポートさせていただきます。

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