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ホテルの業務効率化で注目されているPMS（宿泊管理システム）ですが、どれを選ぶか迷ってしまうことも少なくありません。ここではPMSを選ぶポイントについて解説します。

PMSの概要

ホテルの宿泊管理や業務管理を行うシステムのことをPMSと呼びます。具体的には予約時の部屋割りやチェックイン・アウトの管理、清掃指示、宿泊客のデータ作成、売上管理などを行うことが可能です。システム導入で正確に管理状況を把握できるようになれば、業務の効率化と生産性の向上につながります。

PMS（宿泊管理システム）を選ぶポイント1：問題解決のための費用対効果を確認

現在抱えている問題を解決できることは、システム導入の重要なポイントです。新たな宿泊管理システムやソフトを導入する際にはそれなりの費用がかかるので、資金を無駄にしないためにもホテルの問題点にしっかりフォーカスし、解決できるシステムを取り入れる必要があります。

例えば、チェックイン・アウトの時間帯に従業員の業務が過密になっている場合は、チェックイン・アウトの管理に特化したシステムを取り入れるのが基本です。他の業務に対して負荷を感じていないのであれば、チェックイン・アウト管理以外の機能が付いたシステム導入が設計・費用の過剰分を生んでしまう可能性もあるため、慎重に検討しなければなりません。

一方で、予約時の部屋割りや宿泊客のデータ作成、売上管理など、様々な業務を少人数でこなさなければならず、効率が落ちている場合は費用がかかったとしても多機能タイプのシステムを導入した方が業務の効率化につながります。業務を効率化することでホテル運営がスムーズになり新たな利益を生み出せれば、システム導入にかかった費用もすぐに回収できるかもしれません。

このように、費用対効果を確認したうえで、現状の問題を解決できる機能を備えたシステムを導入するようにしてみてください。

PMS（宿泊管理システム）を選ぶポイント2：使いやすいシステム構築

慣れていない人でもすぐに使える宿泊管理システムやソフトであれば、大きな課題を感じることなく導入することができます。使い勝手の悪いシステムだと慣れるまでに時間がかかり、業務の妨げになることがあります。また、途中で入社した従業員に新たにシステムを覚えてもらう際にも、時間をかけなければなりません。

日々使用するシステムだからこそ、使い勝手のよさは重要視しておきたいポイントです。初めて使う人でも直感的に操作できるシステムであることを確認しておくと、後から「使いづらくて手間がかかる」と従業員から不満が出ることを防げます。

PMS（宿泊管理システム）を選ぶポイント3：オプションを付けられる

お客様からの要望を聞くことも多いホテル業務では、自由にオプション機能をつけられることも大切です。最初から備わっている機能に加えて、ホテル運営に必要な機能を追加できれば、さらなる業務の効率化につなげられます。どのような機能をつけられるのかきちんと確認したうえで、希望どおりのシステムを選ぶようにしてください。

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PMSを選ぶ際には、現在抱えている問題を解決できる機能を備えたシステムであることが重要です。

現状の問題がピンポイントなのであれば、最小限の機能を備えたシステム、多方面で問題を抱えているのであれば、多機能型のシステム、というように解決が必要な課題に合わせてシステムの機能を選べば費用対効果を得られやすくなります。

また、慣れていない人でもすぐに使えるシステムかも注目しておきたいポイントです。使い勝手の悪いシステムだと慣れるまでに時間がかかり、業務の効率を落としてしまいます。さらに、希望に合わせてオプション機能を追加できれば、システムの利便性を上げることができます。

株式会社アイックプランでは、初めての方でもわかりやすく、すぐに活用できるホテルや旅館の業務効率化をサポートする宿泊管理システムを提供しております。導入後も業務効率化や省力化など、多面的なアドバイスを行ってまいりますので、宿泊管理システム導入の際にはお気軽にお問い合わせください。

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